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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Document Line srl (di seguito “Titolare”), C.F. e P.IVA 01325340386, con sede legale in Via dei Trasvolatori Atlantici 30/F 44124 Ferrara, è tenuta a fornirle precise informazioni sul trattamento dei suoi dati personali e sui diritti a lei spettanti, come previsto dall’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679. La invitiamo pertanto a leggere attentamente le informazioni che seguono per poter poi consapevolmente esprimere la sua volontà in merito al trattamento dei suoi dati per le finalità e con le modalità di seguito indicate.

1. Chi tratta i suoi dati personali?

Il Titolare del Trattamento è il soggetto che decide le finalità e le modalità del trattamento dei suoi dati personali e gli strumenti da utilizzare per la loro gestione.

2. Perché vengono trattati i suoi dati personali?

I suoi dati personali, da lei liberamente forniti, sono trattati nei limiti stabiliti dalla legge per le seguenti ragioni:

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

BASE GIURIDICA

a) Esecuzione delle prestazioni previste dal contratto

Tale trattamento è necessario ai fini dell’adempimento degli obblighi contrattuali

b) Elaborazione di documentazione contabile e fatturazione

Tale trattamento è necessario per assolvere agli obblighi di legge

c) Comunicazione dei Suoi dati a soggetti terzi per l’adempimento degli obblighi di legge

Tale trattamento è necessario per assolvere agli obblighi di legge

d) Invio di Comunicazioni in merito alle novità sui prodotti e funzionalità (marketing diretto)

Tale trattamento è basato sul legittimo interesse del Titolare

L’eventuale rifiuto di fornire i suoi dati per le finalità descritte alle lettere a), b) e c) impedisce al Titolare l’instaurazione o la prosecuzione del rapporto contrattuale, il suo corretto svolgimento e la corretta esecuzione dei connessi adempimenti di legge. Il rifiuto del trattamento di cui alla lettera d) impedisce al Titolare di effettuare unicamente tale finalità.

3. Che tipo di dati le vengono richiesti?

Per le finalità sopra esposte, il Titolare potrà richiederle e trattare i seguenti dati: anagrafici, di domiciliazione, recapiti, di pagamento e gli altri dati personali necessari per l’adempimento degli obblighi contrattuali e di legge.

4. Come trattiamo i suoi dati?

I suoi dati personali verranno trattati sia per mezzo di strumenti manuali (cartacei) che informatici (ovvero mediante il loro inserimento nel sistema informatico aziendale), in modo tale da garantire la loro sicurezza e riservatezza (specialmente in caso di utilizzo di tecniche di comunicazione a distanza con i soggetti esterni sopra indicati), anche mediante, quando possibile, l’utilizzo di tecniche di cifratura o anonimizzazione dei dati.

Il Titolare si impegna a trattare i suoi dati con mezzi idonei a ridurre il rischio di dispersione o violazione da parte di terzi non autorizzati.

5. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza

Per le finalità descritte al punto 2 i suoi dati personali saranno trattati dal Titolare, dai Responsabili del trattamento da questi nominati, nonché dai soggetti autorizzati al trattamento e perciò vincolati alla riservatezza.

I Suoi dati potranno altresì essere comunicati ai seguenti Responsabili del trattamento esterni:

  • società/studi professionali che prestano attività di assistenza, consulenza o collaborazione al Titolare del trattamento, in materia contabile, amministrativa, fiscale, legale, tributaria e finanziaria;
  • terzi fornitori di servizi cui la comunicazione sia necessaria per l’adempimento delle prestazioni oggetto del contratto;

I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano in totale autonomia in qualità di Responsabili del trattamento nominati a tali fini.

L’elenco completo dei Responsabili (esterni) del trattamento dei dati personali è disponibile presso la sede del Titolare.

Inoltre, anche a seguito di ispezioni o verifiche (qualora richiestici), i suoi dati potranno essere comunicati a tutti gli organi ispettivi preposti a verifiche e controlli inerenti la regolarità degli adempimenti di legge.

6. Per quanto tempo conserviamo i suoi dati?

I Suoi dati personali saranno conservati necessario all’esecuzione e all’adempimento delle finalità indicate al punto 2, salvo l’esercizio dei diritti indicati nel successivo punto 9 e comunque per 10 anni dalla data della cessazione del rapporto contrattuale.

In ogni caso il Titolare e i Responsabili da questi nominati potranno conservare i suoi dati anche per un tempo ulteriore, unicamente al fine di adempiere a specifici obblighi previsti dalla legge o che la stessa prevederà, provvedendo alla loro cancellazione una volta terminato tale periodo.

7. Esiste un processo decisionale automatizzato?

Non è presente un processo decisionale automatizzato.

8. Trasferiamo i suoi dati personali verso paesi extra UE?

Il Titolare del trattamento non trasferisce, di norma, i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali. Tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi di terze parti o in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR.

9. Quali sono i suoi diritti?

La legge le attribuisce specifici diritti, che il Titolare le consentirà di esercitare in ogni momento, ossia:

  • conoscere l’esistenza o meno di dati che la riguardano e come vengono utilizzati (diritto di accesso);
  • quando necessario, l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei dati;
  • di chiedere la cancellazione dei suoi dati personali (“diritto all’oblio”), salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge in capo al Titolare;
  • di chiedere la limitazione o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
  • ove tecnicamente possibile, il diritto alla portabilità dei suoi dati;
  • opporsi, per motivi legittimi, al trattamento stesso;
  • essere informato dell’esistenza di un processo decisionale basato unicamente su di un trattamento automatizzato.

Le richieste di cui alla presente informativa possono essere presentate per iscritto presso la sede del Titolare o mediante messaggio di posta elettronica da inviare all’indirizzo privacy@documentline.com.

Le ricordiamo che lei avrà, in ogni caso, la facoltà di proporre reclamo direttamente all’autorità di controllo, individuata nell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Il Titolare del Trattamento

Document Line srl